Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PUEDE USARSE Y DIVULGARSE, Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO DETENIDAMENTE.

Fecha de entrada en vigor

Este Aviso de prácticas de privacidad (“Aviso”) entró en vigencia el 15 de marzo de 2022. Permanecerá vigente hasta que Teladoc lo reemplace. Teladoc debe cumplir con los términos de este Aviso mientras esté vigente.

Compromiso de Teladoc con su privacidad

Teladoc Health Medical Group, P.A., Teladoc Health, Inc. y sus subsidiarias de propiedad absoluta, incluidas, entre otras, Livongo Health, Inc., Best Doctors, Inc., HealthiestYou, Inc., Advance Medical Inc., myStrength, Inc. e InTouch Technologies (en conjunto, “Teladoc”, “nosotros”, “nuestro”) constituyen un acuerdo de atención médica organizada. Teladoc es un entorno de atención clínicamente integrada en el que nuestros miembros reciben atención médica (“Servicios”) de más de un proveedor de atención médica. Además, somos un sistema de atención médica organizado que participa conjuntamente en numerosas actividades, incluidas las actividades de evaluación de calidad y mejora.

Teladoc respeta y se compromete a proteger la privacidad de su información médica. Al prestar servicios, Teladoc recibirá, creará y divulgará su información médica protegida (protected health information, PHI). Teladoc tiene la obligación legal de mantener la privacidad y seguridad de su PHI y de proporcionarle una notificación de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI. Para obtener información sobre nuestra recopilación, uso y divulgación de información personal que no sea PHI, consulte nuestra política de privacidad en www.teladochealth.com/privacy-policy/ y las políticas de privacidad publicadas en los sitios web de los afiliados mencionados anteriormente.

Su Información. Sus derechos. Nuestras responsabilidades.

En este Aviso, describimos:

  • Información que recopilamos sobre usted
  • Cuándo utilizamos y compartimos su información
  • Cuándo debemos compartir su información
  • Cuándo necesitamos su autorización para usar o compartir su información
  • Sus derechos con respecto a su información
  • Cómo mantenemos su información segura
  • Cambios en los términos de este aviso

Información que recopilamos sobre usted

Para proporcionarle los Servicios de Teladoc, recopilamos PHI sobre usted de algunas fuentes, incluso directamente de usted. La PHI es información sobre usted que puede usarse para identificarlo (como su nombre) y que se relaciona con:

  • Su salud o afección física o mental pasada, presente o futura
  • La prestación de atención médica a usted
  • Su pago pasado, presente o futuro por la prestación de atención médica.
PHI recopilada de usted PHI recopilada de terceros PHI recopilada automáticamente

Of course, as you use the Teladoc Services you will need to provide Teladoc with information about yourself and your medical history, past treatment, and potential future treatment options.

Por supuesto, a medida que utilice los Servicios de Teladoc, deberá proporcionar a Teladoc información sobre usted y sus antecedentes médicos, tratamientos pasados y posibles opciones de tratamiento futuras. Mientras se comunica con nosotros, sus llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras comunicaciones entre usted y Teladoc y/o los proveedores de Servicios de Teladoc pueden grabarse y registrarse. Como tal, recopilaremos y mantendremos toda la información analizada durante dichas comunicaciones, incluida su identidad, la fecha y hora de la comunicación y el contenido de las comunicaciones.

En relación con los Servicios de Teladoc, podemos recopilar información sobre usted de terceros como:

  • Proveedores de atención médica pasados o actuales
  • Compañías de seguro médico y administración de beneficios de farmacia
  • Su empleador u otra organización que haya contratado a Teladoc para brindarle acceso a los Servicios puede proporcionarnos su nombre e información demográfica, para que sepamos que usted es elegible para los Servicios.

Cuando se registra e inicia sesión en nuestros sitios web y aplicaciones móviles seguras, Teladoc recopila automáticamente información sobre usted. Teladoc debe poder vincular su actividad con su identidad para que se puedan realizar cambios en nuestros sistemas y podamos hacer un seguimiento de los servicios que utilizó. Por lo tanto, recopilamos automáticamente los siguientes tipos de información sobre usted cuando utiliza nuestros sitios web seguros:

  • Dirección IP
  • Información del dispositivo
  • Información geográfica general
  • Fechas y horas en las que accedió y utilizó los sitios web/las aplicaciones móviles seguras, las funciones que utilizó y durante cuánto tiempo utilizó los sitios web/las aplicaciones móviles seguras

Cuándo utilizamos y compartimos su información

Para proporcionarle los Servicios, necesitaremos usar y divulgar su PHI por los siguientes motivos:

Actividades de tratamiento Actividades de pago Propósitos de las operaciones de atención médica

Utilizaremos su PHI en Teladoc para tratarlo y proporcionarle servicios médicos. También podemos divulgar su PHI a otros médicos o proveedores de atención médica para que puedan tratarlo y proporcionarle servicios médicos.

Cuando utiliza nuestros Servicios, para mejorar la continuidad y la calidad de la atención que le brindamos, su PHI puede estar disponible para los proveedores dentro de Teladoc para que puedan proporcionarle tratamiento y servicios médicos. Por ejemplo, sus consultas anteriores estarán disponibles para el proveedor cuando busque una consulta nueva.

Podemos usar y compartir su PHI para recibir pagos y otras actividades de pago. Por ejemplo, le enviaremos una reclamación a su aseguradora de salud para que le paguen.

Podemos compartir la PHI con otras entidades cubiertas por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA), como los planes de salud, para sus actividades de pago.

Teladoc puede usar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestro negocio. Por ejemplo, para mejorar los servicios médicos, brindar servicio al cliente, realizar una revisión de calidad, comunicarse con usted acerca de los Servicios disponibles para usted y los beneficios de salud, monitorear las calificaciones de los proveedores y otras actividades de operaciones de atención médica.

Podemos compartir la PHI con otras entidades cubiertas por la HIPAA, como los planes de salud, para sus operaciones comerciales solo si también tienen o tuvieron una relación con usted.

También podemos usar la PHI para lo siguiente:

  • Participar en intercambios de información médica (health information exchanges, HIE) para que podamos compartir, solicitar y recibir información médica electrónica de otras organizaciones de atención médica para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, como se describió anteriormente.
  • Involucrar a terceros para que ayuden a Teladoc con nuestros pagos y operaciones de atención médica. Si algún tercero necesita acceder a la PHI para prestar sus servicios en nombre de Teladoc, Teladoc requerirá que dicho tercero firme un acuerdo por escrito que proteja la PHI. Proporcionamos solo la PHI mínima para cumplir con el propósito previsto de usar y compartir la PHI.
  • Comunicarnos con familiares y amigos que participan en su atención y en el pago de la atención.
  • Crear información anonimizada y agregada.

Cuándo debemos compartir su información

Hay ocasiones limitadas en las que Teladoc puede estar permitido o ser exigido por la ley para usar o divulgar su PHI sin su autorización. Estas incluyen los siguientes:

  • Para actividades de salud pública, como informar ciertas enfermedades
  • Para proteger a las víctimas de abuso o abandono, como abuso infantil y abandono de ancianos
  • Para procedimientos judiciales y administrativos como responder a citaciones
  • Para reclamaciones de compensación de trabajadores
  • Para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente de daño a una persona o al público
  • Cuando lo exija la ley o para fines de aplicación de la ley
  • Para actividades de supervisión de la salud estatales y federales, como la concesión de licencias a médicos y medidas disciplinarias
  • Para médicos forenses, examinadores médicos y directores funerarios en circunstancias limitadas
  • Para donación de órganos y trasplante
  • Para investigación aprobada por una junta de revisión institucional
  • Para funciones gubernamentales especializadas, como la seguridad nacional

Cuándo necesitamos su autorización para usar o compartir su información

Teladoc no compartirá su PHI para otros fines no descritos en este Aviso, a menos que nos otorgue su permiso por escrito. Por ejemplo, su autorización por escrito es necesaria antes de usar y divulgar su PHI:

  • Para fines de comercialización
  • Para una venta de su PHI
  • Para fines de recaudación de fondos
  • Para su empleador

Si Teladoc desea usar o divulgar su PHI para los fines mencionados anteriormente o para cualquier otro fin no descrito en este Aviso, solicitaremos su autorización mediante la autorización de la HIPAA para divulgar información médica protegida. Tiene derecho a revocar cualquier autorización que haya proporcionado anteriormente.

Sus derechos con respecto a su PHI

Tiene los siguientes derechos con respecto a su PHI mantenida por Teladoc. Además, su poder médico o tutor legal puede ejercer estos derechos en su nombre y tomar decisiones sobre su información médica.

Derecho a acceder a la PHI

La mayoría de la PHI que Teladoc mantiene está disponible para usted directamente en el Portal para miembros. Simplemente inicie sesión para obtener sus antecedentes médicos y de consulta. Para solicitar acceso a la información que no está disponible para usted en línea, debe enviar su solicitud por escrito a Teladoc en nuestro Formulario de solicitud de acceso a PHI estándar aquí. Teladoc puede imponer un cargo por los costos relacionados con la copia y el envío por correo. Teladoc puede denegar su solicitud para acceder a su PHI en ciertas circunstancias limitadas. Si eso ocurre, le informaremos el motivo de la denegación.

Derecho a solicitar la enmienda de la PHI

Tiene derecho a solicitar que Teladoc modifique su PHI si cree que es incorrecta. Algunos cambios en su PHI los puede hacer usted mismo en el Portal para miembros. Para solicitar una enmienda de su PHI que no puede hacerse en línea, debe enviar su solicitud por escrito a Teladoc en nuestro formulario de solicitud de enmienda de PHI estándar aquí. Si Teladoc niega su solicitud, se le permitirá presentar una declaración de desacuerdo para su inclusión en sus registros.

Derecho a solicitar restricciones sobre los usos y las divulgaciones de PHI

Usted tiene derecho a solicitar que Teladoc no use ni divulgue su PHI para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Para solicitar una restricción, debe presentar su solicitud por escrito a Teladoc en nuestro Formulario de solicitud de restricciones estándar aquí. Teladoc no está obligado a aceptar su solicitud a menos que usted solicite que no divulguemos su PHI a su compañía de seguros o plan de salud. En tales casos, se le pedirá que pague los servicios de su bolsillo.

Derecho a solicitar comunicación confidencial

Puede solicitar que Teladoc se comunique con usted a través de medios alternativos o en un lugar alternativo. Para solicitar comunicación confidencial, debe presentar su solicitud por escrito a Teladoc en nuestro Formulario de solicitud de restricciones estándar aquí. Teladoc no está obligado a aceptar su solicitud; sin embargo, haremos todo lo posible para aceptar las solicitudes razonables.

Derecho a solicitar un informe de divulgación

Usted tiene derecho a recibir un informe de las divulgación que Teladoc haya realizado de su PHI. Para solicitar un informe de divulgación, debe presentar su solicitud por escrito a Teladoc en nuestro Formulario de solicitud de informe de divulgación estándar aquí. Su derecho a un informe de divulgación no incluye las divulgaciones realizadas para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica, las divulgaciones realizadas de conformidad con una autorización y ciertas otras divulgaciones. Su primer informe será sin cargo.

Usted tiene derecho a negarse a lo siguiente: 1) obtener una copia impresa de este Aviso de Teladoc en cualquier momento cuando se solicite; 2) presentar una queja ante Teladoc y/o el Secretario de Salud y Servicios Humanos (en www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/) si cree que se han violado sus derechos de privacidad; y 3) obtener más información sobre las prácticas de privacidad de Teladoc poniéndose en contacto con el Responsable de Privacidad de las siguientes maneras:

Por escrito

Privacy Officer
Teladoc Health
2 Heritage Drive, 5th Floor, Suite
5A, North Quincy, MA 02171

Por correo electrónico

privacy@teladochealth.com

Por teléfono

(855) 213-6709 (toll free)

Cómo mantenemos su PHI segura

La seguridad de su PHI es muy importante para nosotros y toda la PHI que proporcione a Teladoc está protegida por estrictas medidas de seguridad. Utilizamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para evitar que su PHI tenga acceso no autorizado, y otras amenazas y peligros para su seguridad e integridad. Basamos nuestro programa de seguridad en el cumplimiento de las leyes estatales y federales, incluidas las Reglamentaciones de seguridad de la HIPAA, así como en las mejores prácticas de la industria. Validamos regularmente los controles que tenemos implementados a través de evaluaciones y auditorías anuales, incluidas las certificaciones SOC II, tipo dos y HITRUST. Más específicamente, protegemos la confidencialidad de su PHI de muchas maneras, incluidas las siguientes:

  • Nuestras bases de datos están cifradas tanto en la capa de volumen (física) como en las mismas columnas de la base de datos.
  • El acceso a nuestras bases de datos está estrictamente controlado y solo se permite a un pequeño subconjunto de administradores técnicos.
  • Trimestralmente, se realizan revisiones de acceso para certificar que las funciones del personal aún estén asignadas adecuadamente.
  • Nuestros empleados reciben capacitación anual sobre cómo mantener la privacidad y la seguridad de la información de nuestros miembros.

Si su PHI no protegida se divulga a una persona no autorizada, a pesar de nuestras medidas de seguridad, le notificaremos de inmediato si tal divulgación puede haber puesto en riesgo la privacidad o la seguridad de la PHI.

Cambios a este aviso

Teladoc se reserva el derecho de cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento, siempre y cuando los cambios cumplan con las leyes vigentes. Si Teladoc cambia los términos de este Aviso, los nuevos términos se aplicarán a toda la PHI que mantenga. Si Teladoc cambia este Aviso, publicará el nuevo Aviso en su sitio web y pondrá el nuevo Aviso a disposición a solicitud.